Planificación de la agenda personal y la profesional
Mejorar nuestra relación con el tiempo pide ser conscientes de que los recuerdos del pasado influyen también en nuestra percepción del tiempo. Por lo tanto, la secuencia temporal no es objetiva, aunque siempre una hora tenga sesenta minutos, y un día veinte y cuatro horas. Sentir que utilizamos el tiempo y no que es éste el que nos utiliza a nosotros, reside más en la posibilidad que en la realidad de control, puesto que la carga emocional influye en la percepción de los hechos y del paso del tiempo. Es cierto que un día tiene 24 horas, pero para cada uno de nosotros el tiempo no tiene el mismo valor.
El tiempo es:
- Demasiado largo para los que se sienten agobiados.
- Demasiado rápido para los que temen.
- Demasiado lento para los que esperan.
- Demasiado corto para los que gozan.
Podríamos decir, de algún modo, que somos lo que hacemos con nuestro tiempo. ¿De qué manera nos relacionamos con el tiempo? Nos falta, nos sobra, lo aprovechamos, lo malgastamos, lo perdemos…. Dime cómo gestionas el tiempo y te diré cómo eres.
A veces, no tener tiempo significa no atreverse a hacer algo por miedo al fracaso o al éxito…
En nuestra agenda personal y profesional es conveniente programar espacios en blanco. Son las pausas estratégicas: estas pausas son nuestro tiempo creativo y de retroalimentación. Hemos de determinar objetivos para cada tipo de tiempo: el personal, el profesional, el sociocultural y el intermedio, y limitar el tiempo que dedicamos a cada uno de ellos.
- El tiempo personal es el que nos dedicamos a nosotros mismos (para reflexionar, para practicar algún deporte, para relajarnos…). Incluye el tiempo familiar, pero este último se ha de considerar compartido no exclusivamente nuestro.
- El tiempo profesional, dedicado al trabajo y todo lo que tenga que ver con él (formación, lecturas e indagación/investigación, por ejemplo).
- El tiempo sociocultural es el dedicado a los eventos sociales y culturales.
- El tiempo intermedio es el que nos queda entre una acción y otra o cuando suceden imprevistos (dormir, el traslado en transporte a una reunión, la sala de espera en el aeropuerto, la cancelación de una entrevista, entre otros).
Si queremos dedicar 40 horas al trabajo y dedicamos 60 horas tenemos que analizarlo. Si queremos un tiempo personal de tres horas a la semana y éstas se reducen a 30 minutos tenemos que analizarlo. Por ello, es importante MARCARSE LOS OBJETIVOS para cada tiempo.
Planifiquemos la agenda personal y profesional incluyendo los objetivos, prioridades y trabajos concretos. A veces, especialmente cuando estamos apurados de tiempo, desearíamos poder estirar y encoger a nuestro antojo. No es así, pero podemos contribuir a que juegue a nuestro favor.
Jugar a favor
Posiblemente nosotros somos las personas en la historia que hasta el momento manejamos más datos -tan variados y complejos- en grandes cantidades y a gran velocidad.
La tecnología también ha hecho posible la rápida transmisión de datos que necesitamos para nuestro trabajo, administrar nuestras cuentas, comunicarnos con amigos y organizar la información que recibimos en grado creciente. Esta nueva dinámica ha hecho que el tiempo se redistribuya de forma que nuestras responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnológico: los plazos de entrega se han acortado, la cantidad de trabajo ha aumentado y, en la actualidad, trabajamos más horas para poder controlar tanto el volumen creciente de información, como las nuevas responsabilidades.
Una consecuencia de todo lo anterior es que más que nunca el tiempo vale dinero y se mide en productividad. Somos dueños de nuestra productividad en la misma medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existen una serie de técnicas que pueden contribuir a realizar un mejor uso del mismo.
Dentro del marco de la gestión del tiempo, el entorno lo constituyen las principales personas, lugares y cosas que influyen en la manera que tenemos de utilizar el tiempo. Algunos factores del entorno pueden estar fuera de nuestro control y, sin embargo, existen formas de superar casi todos los obstáculos. Si somos capaces de identificar cómo influye la conducta de otras personas en nuestra capacidad de administrar el tiempo, conseguiremos hallar la manera de cambiar dichas conductas o de moderar el impacto que éstas producen en nuestra propia vida.
En una segunda entrega seguiremos ahondando en las mejores técnicas de gestión del tiempo.
Núria Oriol
Profesora de Habilidades y Comunicación en Spain Business School
